I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs
1. Seit wann besteht das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung?
Ab dem 1. Januar 2002 ist der Finanzverwaltung aufgrund der gesetzlichen Neuregelungen im Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 (Bundesgesetzblatt Teil I S. 1433, Artikel 7 und 8) das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen.
2. Dürfen die Prüfer auch auf Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre zugreifen?
Kann im Falle eines abweichenden Wirtschaftsjahres die Archivierung ab 1. Januar 2002 nachweisbar aus technischen Gründen nicht auf einem maschinell auswertbaren Datenträger erfolgen, wird dem Unternehmen Gelegenheit gegeben, seinen Archivierungspflichten bis spätestens zu Beginn des anschließenden abweichenden Wirtschaftsjahres nachzukommen.
3. Welche Aufbewahrungsfristen (6 oder 10 Jahre) gelten für welche Unterlagen?
- Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahressabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Dokumentation), ferner für Buchführungsbelege.
- Für die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (z. B. empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe) gilt die 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind in § 147 Abs. 1 Angabenordnung, die Aufbewahrungsfristen in § 147 Abs. 3 Abgabenordnung geregelt.